Groep Verhelst

Klokkenluidersregeling

Dit klokkenluidersbeleid werd opgesteld in lijn met de Europese richtlijn 2019/1937 ‘inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden’ en met de omzetting ervan in de Belgische wetgeving.

Op deze webpagina lees je onder andere wie een melding kan doen, wat en hoe je kan melden en wanneer je als melder wordt beschermd.

Binnen Groep Verhelst kan je als klokkenluider schriftelijk een melding doen via e-mail: klokkenluider@verhelst.be door middel van het formulier “Interne melding klokkenluider”, hetwelke je hier kan terugvinden.

Enkel de meldingsbeheerder zal toegang hebben tot de identiteit van de melder en zal dit vertrouwelijk houden. De meldingsbeheerder kan wel vertrouwelijke informatie (behalve persoonsgegevens van de melder) meedelen om de feedback te waarborgen.

Er is een mogelijkheid om meldingen anoniem te doen. Indien je je identiteit niet kenbaar maakt, dien je aan te geven op welke manier de meldingsbeheerder je kan contacteren voor feedback of dien je de meldingsbeheerder zelf opnieuw te contacteren voor feedback.

Het is aan te raden dat de melder in dat geval een e-mailadres creëert waaruit zijn identiteit niet achterhaald kan worden, zodat de melder wel feedback kan ontvangen terwijl de identiteit anoniem blijft.

1. Doelstelling

Het doel van dit klokkenluidersbeleid is om werknemers en andere belanghebbenden de mogelijkheid te bieden om inbreuken in een werkgerelateerde context op bepaalde wetgeving en reglementering op een vertrouwelijke manier te kunnen rapporteren, zonder te hoeven vrezen voor vergelding en om een passend onderzoeksproces te waarborgen. Diegene die een dergelijke melding doet wordt de “klokkenluider” genoemd.

Deze policy heeft geen betrekking op klachten over je dienstverband. Hiervoor verwijzen we je naar de HR-afdeling. Vooraleer een melding te doen onder dit beleid, word je verzocht om eerst de normale rapporteringskanalen te gebruiken en om dit vooraf met je leidinggevende te bespreken, voor zover deze niet bij de zaak in kwestie betrokken is.

2. Wie kan een melding doen?

Onder meer volgende personen die informatie hebben verkregen over inbreuken binnen het kader van de onder punt 3 genoemde gebieden, in een werkgerelateerde context, kunnen een melding doen:

Werknemers, kandidaat-werknemers, ex-werknemers
Zelfstandige medewerkers (zoals consultants)
Vrijwilligers, stagairs (al dan niet betalend)
Aandeelhouders, managers, directie
Leveranciers, aannemers en onderaannemers
Personen die de klokkenluider helpen/ondersteunen om de melding te doen (collega’s, familie,…)

Dit beleid is ook van toepassing op melders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of nog moet aanvangen, indien zij informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

3. Wat kan je melden?

3.1 Toepassingsgebied

De klokkenluiderswetgeving begrenst de wettelijke bescherming van klokkenluiders tot inbreuken die betrekking hebben op volgende gebieden:

a) inbreuken i.v.m. overheidsopdrachten
b) inbreuken i.v.m. financiële diensten, producten en markten (incl. het voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme)
c) inbreuken tegen de veiligheid en conformiteit van producten
d) inbreuken tegen veiligheid van vervoer
e) inbreuken tegen milieubescherming
f) inbreuken tegen nucleaire veiligheid of beveiliging tegen schadelijke stralingen
g) inbreuken tegen de voedselveiligheid, voederen van dieren en dierenwelzijn
h) inbreuken tegen de volksgezondheid
i) inbreuken tegen consumentenbescherming
j) inbreuken tegen bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
k) inbreuken bij de bestrijding van belastingfraude
l) inbreuken bij de bestrijding van sociale fraude
m) inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad
n) inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Een inbreuk wordt gedefinieerd als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of in strijd met het doel of de toepassing van de regelgeving die hierboven worden opgesomd.

Opmerking: voor meldingen van inbreuken op gebied van financiële diensten, producten en markten en het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, kan elke persoon een melding doen, ongeacht of de melder de informatie heeft bekomen in een werk-gerelateerde context.
De wetgeving is niet van toepassing op onder meer informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim of het beroepsgeheim van advocaten.

3.2 Wat met meldingen buiten deze scope?

Bepaalde interne meldingen waarop de klokkenluidersregelgeving (en de daaruit voortvloeiende beschermingsmechanismen) niet van toepassing is, zal Groep Verhelst toch als strikt vertrouwelijk behandelen, zonder dat de melder – als gevolg van deze melding – enig nadeel te moet vrezen. Dit geldt uiteraard slechts voor zover de melding te goeder trouw wordt gedaan.
Het betreft in het bijzonder meldingen over:
- immoreel of onethisch gedrag en/of
- gedragingen die de geloofwaardigheid en reputatie van (de entiteiten van) het bedrijf in gevaar brengen.

4. Hoe kan je een melding doen?

Alvorens je een melding doet onder dit beleid dien je eerst de normale rapporteringskanalen te gebruiken en je leidinggevende aan te spreken, tenzij deze bij het incident is betrokken. Als je terughoudend bent om een melding te maken via de normale meldingskanalen, kan je een melding doen via onderstaande meldingskanalen.

4.1. Interne meldingen

Het interne meldkanaal wordt niet alleen binnen het bedrijf, maar ook door de wet- en regelgever naar voor geschoven als het meest geschikte rapporteringskanaal. Deze rol wordt opgenomen door Mevrouw Valerie Van Impe, duurzaamheidscoördinator.

Binnen Groep Verhelst kan je als klokkenluider schriftelijk een melding doen via e-mail: klokkenluider@verhelst.be door middel van het formulier “Interne melding klokkenluider”, bijgevoegd als bijlage aan deze policy.

4.2. Anonieme meldingen

Er is een mogelijkheid om meldingen anoniem te doen. Indien je je identiteit niet kenbaar maakt, dien je aan te geven op welke manier de Meldingsbeheerder je kan contacteren voor feedback of dien je de Meldingsbeheerder zelf opnieuw te contacteren voor feedback.

4.3. Behandeling van de melding

De ontvangen meldingen zullen worden geregistreerd en binnen de 7 kalenderdagen na de melding wordt een ontvangstbevestiging verzonden aan de melder.
De meldingen zullen worden behandeld vanuit een besloten, veilig en beschermd systeem. Zij worden onderzocht, gecontroleerd, opgeslagen en behandeld door een onafhankelijk persoon = Meldingsbeheerder, die de communicatie met de klokkenluider zal onderhouden.
Gezien haar onafhankelijkheid, fungeert mevrouw Valerie Van Impe, duurzaamheidscoördinator als Meldingsbeheerder.
Uiterlijk binnen de 3 maanden krijgt de melder feedback over de resultaten van het onderzoek dat werd gevoerd n.a.v. zijn/haar melding, op voorwaarde dat deze melding binnen de wettelijke scope van een klokkenluidersregeling valt.

4.4. Externe meldingen

Een melder kan ook beslissen om gebruik te maken van een extern meldkanaal buiten het bedrijf, hetzij nadat een melding via de interne kanalen werd gedaan, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op externe meldingskanalen, als hij/zij deze geschikter acht.

De Federale Ombudsman werd door de Belgische wetgever belast met de taak om de meldingen via externe meldingskanalen te coördineren. Via de website https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders kan een externe melding worden gedaan bij de Federale Ombudsman.

Daarnaast werden er voor bepaalde sectoren specifieke bevoegde autoriteiten aangewezen, zoals de GBA of FSMA.

4.5. Publieke openbaarmaking

Een publieke openbaarmaking is slechts toegestaan voor zover:

• de interne en externe meldingen onbehandeld blijven en er geen passende maatregelen worden genomen of
• de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reëel gevaar vormt voor het algemeen belang of
• er in het geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, omwille van bijzondere omstandigheden van de zaak.

5. Wanneer wordt de melder/klokkenluider beschermd?

5.1. Welke bescherming?

De identiteit van de melder die een melding te goeder trouw doet blijft strikt vertrouwelijk en kan slechts in een heel beperkt aantal wettelijke gevallen worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die bevoegd zijn voor het ontvangen, het onderzoek en opvolging van de melding:

wanneer de melder daartoe zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming geeft of
op basis van een verplichting, die voortvloeit uit een bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedure (o.a. om de rechten van verdediging van de betrokkene te waarborgen).

Als klokkenluider ben je beschermd tegen represailles. Zij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor een dergelijke melding mits ze redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding noodzakelijk was voor het onthullen van een inbreuk. Er kan in deze situatie ook geen enkele professionele sanctie uitgesproken worden als gevolg van een dergelijke melding (denk aan een ontslag). Een klokkenluider die toch represailles ondervindt kan een schadevergoeding vorderen.

5.2. Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?

Alleen melders die aan de volgende voorwaarden voldoen genieten deze bescherming:

1. de melder dient gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist is én die ter goeder trouw zijn, kunnen van de bescherming onder de klokkenluiderswetgeving genieten en
2. de melder dient een melding doen via het intern meldkanaal, via het extern meldkanaal of onder bepaalde voorwaarden via een openbaar kanaal (de pers bij voorbeeld).

5.3. Ondersteuningsmaatregelen

De melder heeft toegang tot het Federaal Instituut voor de bescherming en bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) wat betreft de wettelijk voorziene ondersteuningsmaatregelen. Dit instituut is het gekwalificeerd en centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders en is verantwoordelijk voor hun ondersteuning.

5.4. Sancties

De klokkenluiderswetgeving voorziet in aanzienlijke strafsancties ten aanzien van de juridische entiteit in geval van represailles tegen de klokkenluider.
De wetgever heeft eveneens voorzien in sancties ten aanzien van de melder wanneer wordt vastgesteld dat hij/zij bewust valse informatie heeft gemeld of openbaar gemaakt heeft of indien hij misbruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure.

6. Verwerking van persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de klokkenluidersregelgeving gebeurt overeenkomstig de Europese Verordening 2016/679 ofwel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op de manier zoals hieronder beschreven.
Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de klokkenluidersprocedure wordt Groep Verhelst als verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.

6.1 Ingewonnen informatie

Wanneer wij een melding van jou ontvangen, wordt een dossier met de gegevens van deze melding aangemaakt. Dit dossier bevat je identiteit, contactgegevens en alle andere informatie die je ons hebt gegeven over de persoon/personen die bij de klacht betrokken is/zijn. Het is mogelijk dat daarbij ook gevoelige gegevens, worden verwerkt. In het geval wij dergelijke gevoelige gegevens ontvangen, zullen wij deze met de hoogste mate van veiligheid en vertrouwelijkheid behandelen.
Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de verwerking van een specifieke melding zullen (overeenkomstig het beginsel van minimale gegevensverwerking) niet verzameld worden, of indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist worden.
De naam, de functie en de contactgegevens van de melder, alsmede van eenieder tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, worden beveiligd totdat het gemelde strafbare feit verjaard is.

6.2 Gebruik van persoonsgegevens

Wij gebruiken je persoonlijke informatie om de melding te behandelen en verzamelen. Mogelijk publiceren we statistieken over deze informatie zoals het aantal meldingen dat wij ontvangen, maar niet in een vorm die iemand identificeert.

6.3 Rechtsgrond

Persoonsgegevens die worden vermeld in klokkenluidersmeldingen over onderwerpen die verband houden met een incident, worden verwerkt op basis van een wettelijke verplichting, aangezien deze informatie nodig is om te voldoen aan de Richtlijn 2019/1937 en de Belgische wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, d.w.z. het beoordelen van klokkenluidersmeldingen en het uitvoeren van eventuele onderzoeken. Daarnaast is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op het gerechtvaardigd belang overeenkomstig artikel 6.1.f AVG onder meer met het oog op het voorkomen van fraude.

6.4 Toestemming

Door toegang te krijgen tot en gebruik te maken van het klokkenluidersysteem op een geïdentificeerde manier, stemt de melder in met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn aangegeven in dit klokkenluidersbeleid.

6.5 Bescherming van je persoonsgegevens

Wij hebben algemeen aanvaarde technologische en operationele veiligheidsnormen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging zonder toestemming. Indien uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en verwerkt, zullen wij jou daar uitdrukkelijk van op de hoogte brengen en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als binnen de EU van toepassing is. Buiten de hierboven vermelde gevallen zullen uw persoonsgegevens nooit worden doorgegeven of ter beschikking gesteld aan derden en uitsluitend voor onze doeleinden worden gebruikt.
Alleen geautoriseerde werknemers of zelfstandigen hebben toegang tot je persoonsgegevens.

6.6 Jouw rechten

De klokkenluider heeft een recht op toegang en op informatie over de manier waarop we de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, gebruiken. Dit recht kan worden beperkt door de rechten van anderen, het belang van het onderzoek of de wettige belangen van de entiteit.
De volledige informatie over je rechten inzake persoonsgegevens vind je terug in onze privacy policy op onze website: https://www.verhelst.be/nl/privacy-policy/privacy-policy